SYNNEX Westcon Comstor le comparte una visión sobre programas efectivos para cultivar el trabajo remoto en función de la asesoría y acompañamiento recibido por Gartner.
En un esfuerzo por reducir el costo del espacio de oficina, los líderes de aplicaciones a menudo alientan a los empleados a trabajar de forma remota. Sin embargo, si el énfasis está solo en liberar espacio, estos esfuerzos fracasarán. Esta investigación describe los primeros pasos esenciales para crear programas de trabajo remotos.
PRINCIPALES RETOS
• La falta de confianza mutua desmejora las buenas intenciones del trabajo remoto
• Los estereotipos sobre qué tipo de trabajo se puede o no hacer de forma remota conducen a expectativas poco realistas y programas de bajo rendimiento
• Algunos empleados que no están acostumbrados a las demandas del trabajo remoto pierden entusiasmo y sienten soledad
• Crear una infraestructura tecnológica receptiva para permitir un trabajo remoto efectivo es complejo
RECOMENDACIONES
Los líderes responsables de las aplicaciones de programas de trabajo digital incluyen iniciativas de trabajo remoto:
• Establezca una base de confianza al capacitar a los empleados y gerentes para que sean efectivos en escenarios de trabajo remotos
• Determine qué trabajo se presta a un modelo remoto mediante el análisis de responsabilidades, tareas y los roles que pueden cumplir
• Prepare a los empleados para las demandas de trabajo remoto estableciendo expectativas precisas y permitiendo interacciones de apoyo
• Haga una prueba de resistencia de su infraestructura tecnológica para determinar su capacidad de soportar el trabajo remoto
INTRODUCION
El trabajo remoto hace referencia a trabajos que se realizan fuera de una oficina corporativa en una ubicación remota. Este paradigma reconoce que la tecnología permite a los empleados de todos los niveles trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento.
Adicional a la actual situación que vivimos debido a la pandemia, dos tendencias también impulsaban los programas de trabajo remoto:
• El lugar de trabajo digital: nuevas y más efectivas formas de trabajo están impulsando el compromiso y la agilidad de los empleados, en parte mediante la explotación de estilos y tecnologías orientados al consumidor.
• Tecnología diseñada para mejorar las interacciones de los empleados: los ejemplos incluyen herramientas de colaboración de flujo de trabajo y capacidad de videoconferencia. Estas tecnologías están aumentando la fidelidad de la comunicación entre las personas que trabajan en una oficina corporativa y las personas que trabajan desde ubicaciones alternativas.
Los programas de trabajo remotos efectivos requieren más que solo darles a los empleados teléfonos inteligentes, computadoras portátiles y acceso al correo electrónico, y luego permitirles trabajar desde casa. Los programas de trabajo a distancia pueden verse perjudicados por la falta de confianza, cuando los gerentes no están equipados para tratar con empleados que no pueden ver. Los estereotipos y suposiciones sobre qué trabajo se puede o no hacer de forma remota dan como resultado programas de bajo rendimiento. Los empleados que no están preparados ni equipados para manejar las demandas de trabajo remoto sufren agotamiento, frustración y pérdida de productividad. Además, los líderes de aplicaciones no aprecian la amplitud y profundidad de los cambios de infraestructura necesarios para soportar un trabajo remoto efectivo a escala. En resumen, los programas de trabajo remoto exitosos dependen de las respuestas a las siguientes preguntas
• ¿Confiamos en los empleados para hacer su trabajo, incluso si no podemos verlos?
• ¿Tenemos los tipos de trabajo que se pueden hacer de forma remota?
• ¿Tenemos empleados que quieran trabajar de forma remota?
• ¿Tenemos la infraestructura tecnológica para soportar el trabajo remoto?
PASOS A SEGUIR
La confianza mutua está en el corazón de las iniciativas exitosas de trabajo remoto en el lugar de trabajo digital. Los líderes de aplicaciones deben confiar en que sus empleados actuarán de manera responsable cuando trabajen de forma remota. Los empleados deben confiar en que su empleador actuará en su mejor interés y les permitirá tener éxito.
Crear una cultura de confianza es una responsabilidad de arriba hacia abajo. Los líderes de aplicaciones, que trabajan con colegas en recursos humanos y unidades de negocios, tienen un papel vital en comunicar a los empleados que la organización:
• Confía en que hagan su trabajo de forma remota
• Acepta la responsabilidad de permitirles hacerlo de manera efectiva
• Medirá de manera justa y transparente la productividad y el rendimiento del trabajo remoto
• Valora su contribución y apoya su desarrollo profesional.
¿Cómo pueden los líderes de aplicaciones crear, habilitar y mantener esta cultura de confianza? Pueden tomar medidas en tres áreas: autoridad, responsabilidad e incorporación.
El poder de la autoridad
Empoderar a los trabajadores para tomar decisiones sobre cuándo, dónde y cómo completar su trabajo. Establezca reuniones periódicas para verificar si hay obstáculos que obstaculicen su trabajo.
Tecnología segura y servicios de soporte que permiten a los trabajadores internos y externos completar el trabajo de manera eficiente y efectiva.
El poder de la responsabilidad
• Cree un sistema transparente de medición sobre el desempeño que cuantifique los resultados, no solo las actividades o la cantidad de tiempo dedicado a las tareas. Es necesario establecer tareas y objetivos con plazos. Haga un seguimiento del progreso hacia los hitos de forma semanal, mensual o trimestral, en lugar de hacerlo por hora o por día.
• Implemente sistemas de capacitación para la compañía, orientación y capacitación de los gerentes que supervisan a los trabajadores remotos. Determine las actitudes de los gerentes hacia los trabajadores remotos para garantizar que no existan sesgos. Siga el desarrollo de los trabajadores remotos para asegurarse de que progresen al mismo ritmo que lo hacían antes.
• Facilite el intercambio de conocimientos y la construcción de relaciones entre individuos y equipos sugiriendo conexiones no obvias que los empleados remotos pueden explotar. Por ejemplo, haga que el trabajador remoto aborde a nuevos empleados externos al equipo como una forma de conocerlos.
El poder de la incorporación
• Permita que los empleados inviertan tiempo en la construcción de sus redes sociales, para que puedan establecer y fomentar relaciones de confianza con sus colegas. Esto significa apoyar las interacciones cara a cara necesarias para generar confianza, así como proporcionar tecnología, como videoconferencia, que permita una interacción más rica.
• Facilitar la colaboración entre los trabajadores en el sitio y fuera del sitio. Asegúrese de que los trabajadores remotos tengan contrapartes en la sala de conferencias que se registren periódicamente para ver si tienen algo que aportar. Alternativamente, procure que todos en las reuniones participen de forma remota.
• Apoyar el desarrollo personal y profesional de los empleados. Una idea para ayudar en estos gastos es reutilizar algunos de los ahorros de costos de la reducción en los gastos de bienes raíces. Promueva los eventos así sean virtuales.
• Brinde oportunidades a los empleados para aumentar su visibilidad con el liderazgo de la organización al asignarlos a proyectos o roles especiales. Póngalos en situaciones en las que puedan participar con personas fuera de su equipo "local".
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE RESPONSABILIDADES Y TAREAS EVALUEMOS LOS TRABAJOS REMOTOS
Hay diferentes criterios para sopesar cuando se juzga qué trabajo puede hacer efectivamente los trabajadores remotos (ya sea individualmente o en equipo).
Una forma de abordar esta evaluación es examinar los modelos operativos existentes. Las organizaciones pueden tener uno o más modelos operativos que estructuran cómo los empleados realizan parte o la totalidad de su trabajo. Tres modelos conocidos que requieren coordinación remota del trabajo son centros de excelencia, equipos de autoorganización y modelos de "seguir al sol". (En los modelos de seguimiento del sol, las operaciones cambian entre ubicaciones globales a medida que la jornada laboral avanza hacia el oeste con el movimiento del sol). En tales casos, los procesos de trabajo remotos, las políticas y las tecnologías habilitadoras se convierten en una estrategia deliberada para optimizar estos modelos operativos.
Otro enfoque útil es realizar pruebas de la vida real de trabajar en oficinas virtuales. X compañía les pidió a 100 desarrolladores que pasaran unas pocas horas cada día trabajando de forma remota con el resto de su equipo. Luego comparó la experiencia con la forma en que trabajaban antes. Los resultados ayudaron a identificar varias debilidades en el enfoque de X compañía para el trabajo remoto.
El "trabajo" consiste en las tareas y tareas que se necesitan para lograr un objetivo organizacional específico. Como tal, no existe una comprensión inherente del "lugar" en este concepto de "trabajo". El lugar o la proximidad se vuelven relevantes solo cuando es necesario para lograr un objetivo. Las tareas específicas pueden o no ser "dependientes del lugar". La fabricación, la prestación de servicios de salud y la venta minorista física son tareas que se relacionan con un lugar o una ubicación. Sin embargo, la tecnología de impresión 3D y los bienes virtuales, incluidas ideas, documentos digitales o productos digitales, hacen que el trabajo sea mucho menos dependiente del lugar.
En algunos casos, el lugar está al revés: lo más importante es la ubicación del cliente, no la ubicación del trabajador. Por ejemplo, ¿se necesitan enormes centros de llamadas centralizados para la eficiencia cuando los representantes de los centros de llamadas locales pueden ser distribuidos y respaldados globalmente? Un importante Call Center aprovecha la "gig economy", empleando la fuerza laboral de agentes de llamadas de trabajo más grande del mundo como work-at-home con más de 20.000 agentes. Su lema es: "El moderno centro de llamadas no es un centro de llamadas. Es una red de agentes virtuales a pedido".
La habilitación del trabajo remoto efectivo implica cinco acciones interrelacionadas:
• Determine cuánto trabajo remoto puede manejar su empresa. El trabajo es esencial para el funcionamiento de la organización. Determinar qué tareas y tareas específicas se pueden realizar de forma remota, tal vez con el apoyo de procesos comerciales rediseñados, es fundamental para que los programas de trabajo remotos sean un éxito.
• Base la elegibilidad en el trabajo, no en la persona. La elegibilidad no debe basarse en la personalidad debido al potencial de discriminación.
• Establecer medidas de desempeño basadas en resultados. Monitoree los pasos de progreso y los hitos. Las métricas basadas en resultados a menudo requieren un cambio importante en las expectativas, la responsabilidad de los empleados y la responsabilidad administrativa.
• Determine si es necesario un período de prueba de trabajo remoto aun que hoy pueda ser obligatorio tenga claro ese periodo. Esta opción permite a las personas probar una oportunidad de trabajo remota antes de tomar una decisión permanente.
• Busque comentarios sobre el desempeño de los empleados de sus pares. Si bien obtener una revisión por pares es una buena idea, independientemente de si un empleado es un trabajador remoto o no, se vuelve especialmente importante cuando el gerente carece de pistas visuales sobre la interacción entre empleados.
RESULTADOS DE BUENAS PRACTICAS DE TRABAJO REMOTO
Crear programas de trabajo a distancia beneficia tanto a empleadores como a empleados. Al implementar un enfoque sistemático para el trabajo remoto efectivo, los empleadores pueden obtener ventajas significativas, que incluyen:
• Reducción de los gastos inmobiliarios
• Menor absentismo de los empleados
• Mayor retención de los empleados
• Mejor marca del empleador
• Acceso a un grupo de talentos más amplio
• Potencial para crear una organización más diversa
Los programas efectivos de trabajo remoto permiten aumentar la productividad de los empleados y reducir el estrés de los empleados, según una serie de estudios. Casi dos tercios de las organizaciones que apoyan el trabajo remoto han documentado una mayor productividad. Best Buy, BT y Dow informaron que los trabajadores remotos están 35% a 40% más productivo que las personas que trabajan en oficinas corporativas. AT&T descubrió que los trabajadores remotos trabajaban un promedio de cinco horas más por semana que sus contrapartes basadas en la oficina. El 82% de los trabajadores remotos informaron que el trabajo remoto redujo sus niveles de estrés.
Sin embargo, el trabajo remoto no está exento de costos humanos: la soledad es un factor importante en el agotamiento de los empleados. El 50% de las personas dice que a menudo o siempre están agotadas debido al trabajo, un aumento del 32% con respecto a hace dos décadas.
Permitir que los nuevos empleados construyan redes de trabajo rápidamente es clave para contrarrestar la soledad y optimizar la efectividad de los empleados en los programas de trabajo remotos. Los líderes de aplicaciones deben dar el ejemplo convirtiéndose en expertos en herramientas que hacen que la comunicación y la colaboración sean efectivas. Para construir y mantener una confianza saludable, los líderes de aplicaciones también deben crear oportunidades para interacciones continuas con y entre los trabajadores remotos, sus compañeros de equipo y sus gerentes. Los controles frecuentes con los empleados les ayudan a sentirse menos aislados.
HAGA UNA PRUEBA DE RESISTENCIA DE SU INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA PARA DETERMINAR SU CAPACIDAD DE SOPORTAR EL TRABAJO REMOTO
La infraestructura de tecnología para el trabajo remoto permite un desempeño efectivo de los trabajadores remotos. Los elementos específicos de esta infraestructura dependerán del tipo de trabajo para un rol determinado. Las decisiones de infraestructura deben tener en cuenta la capacitación, el soporte y los niveles de servicio, para que los empleados puedan trabajar bien, hoy desde sus hogares.
Los líderes de aplicaciones deben hacer una prueba de resistencia de la infraestructura tecnológica existente para asegurarse de que tenga la escala para soportar el trabajo remoto. También deben determinar si la infraestructura tiene las capacidades necesarias para acelerar el negocio digital y para aumentar el compromiso de los empleados.
Las decisiones tecnológicas también pueden cambiar la naturaleza de las responsabilidades y tareas, permitiéndoles hacerlo de forma remota. Los líderes de aplicaciones deben hacer pruebas de estrés en la infraestructura tecnológica existente para garantizar que tiene la capacidad para soportar el trabajo remoto. También deben determinar si la infraestructura tiene las capacidades necesarias para acelerar el negocio digital y para aumentar el compromiso de los empleados.
Los líderes de aplicaciones deben evaluar los diferentes ingredientes en la combinación de tecnología para optimizar la experiencia de los trabajadores remotos. Estas son algunas de las preguntas que deben abordar:
Tecnología suministrada por el empleador: ¿Qué equipo proporcionaremos a los empleados? ¿Cómo gestionaremos esos activos durante su vida útil? ¿Qué proceso usaremos para disponer de esos activos?
Expectativas de la oficina en el hogar: ¿Existen requisitos mínimos que esperamos que los empleados cumplan, como tener una habitación o espacio dedicado al trabajo?
Acceso a la red: ¿Existe una velocidad mínima de Internet que los empleados deben adquirir? ¿Quién pagará el acceso a internet?
Videoconferencia: ¿Proporcionaremos capacidades de videoconferencia para todos los empleados? ¿Cómo compensaremos las áreas con poco ancho de banda? (Consulte "En el lugar de trabajo digital, los mercados de conferencias están evolucionando hacia un mercado de soluciones para reuniones").
Herramientas de colaboración: ¿Qué aplicaciones y herramientas adicionales deberíamos agregar a nuestra infraestructura para permitir una interacción más efectiva para los empleados remotos?
Soporte técnico: ¿Es necesario cambiar nuestra estrategia actual de soporte técnico para poder brindar un apoyo eficaz a los empleados remotos?
